Meningsfulde rammer

Juli 2018

I sidste måneds klumme skrev jeg om behovet for det rette IT-mindset, for at kunne deltage aktivt og kompetent i Digital Transformation. Det gælder organisationen samlet, og i særdeleshed på ledelsesniveau, hvor jeg også oplever en stigende interesse for, hvad ledelsesopgaven kræver af forståelse for IT-systemer, IT-arkitektur, etc. og i det hele taget, hvordan der skabes værdi med IT i organisationen. At der er behov for IT-mindset, blev jeg også bekræftet i under min deltagelse på Folkemødet.

Som en vigtig del af ledelsesopgaven handler IT-mindset også om, at forstå hvordan vi anvender IT og digitale løsninger til at bedre kundeoplevelser, men det handler også om de IT-systemer og løsninger, som vi tilbyder vores medarbejdere og om den måde vi indretter arbejdspladsen på. Dette sætter en af vores andre organisatoriske kapabiliteter (evner) fokus på, under det vi kalder Fleksible rammer. En af mine medarbejdere Anja Reinwald forsker i præcis det og hun har netop her i juni afholdt en workshop i DISIMIT regi om emnet. Derfor har jeg talt med hende om, at bidrage til denne måneds klumme.

Hvad gav workshoppen anledning til?

Jeg blev bekræftet i, at der er noget på spil her, som jeg skal arbejde videre med. Blandt de deltagende kommuner var der generelt stigende fokus på medarbejderne i det digitale arbejde og en interesse i, at få gjort op med mange medarbejderes oplevelse af digitalisering som en begrænsning og ekstra opgave. Selvom de endnu ikke var så langt, var der mange gode tanker blandt andet om, at fleksible rammer kræver en god forståelse for medarbejderne og deres forskelle og måske skal samskabes. Vigtigheden af digitale kompetencer blev også diskuteret og behovet for et tættere samarbejde mellem HR og det digitale område. Jeg glæder mig til at se, hvad der kommer til at ske det næste år og til forhåbentlig, at bidrage med viden og inspiration til dette arbejde.

Hvorfor er fleksible rammer et fokus i Digital Transformation?

Som jeg ved, Pernille har været inde på tidligere, bør fokus i Digital Transformation være på konkurrencesituation og vores kunder, deres krav og forventninger og hvordan vi løbende kan opfylde deres behov på en smartere måde. At lykkedes med det er ikke en triviel opgave og stiller store krav til digital ledelse men i høj grad også til organisationens medarbejdere.

Vi begynder i stigende grad at forvente af medarbejdere, at de kan netværke og samarbejde på tværs af organisatoriske grænser, at de er fleksible og forandringsparate, at de kan arbejde agilt. Og i det hele taget, at de på forskellige niveauer kan være med til at skabe værdi med de digitale muligheder. Samtidigt betyder automatisering af flere og flere rutine opgaver, at medarbejdernes arbejdsopgaver bliver mere og mere komplekse. Fremtidsforsker Alexander Goldman peger desuden på, at den tendens også vil brede sig til videns tunge områder ,som eksempelvis jura, og dermed også vil ændre på arbejdsopgaver og kompleksitet for denne gruppe.

Alt i alt er pointen, at vi er nødt til at være bevidst om, hvordan vi kan understøtte vores medarbejdere til bedre at kunne tilpasse sig de nye krav til deres arbejde og skabe positiv energi omkring de digitale muligheder. Det kan samtidigt være med til at gøre organisationen mere attraktiv som arbejdsplads. Det er noget, som Kirstine Dery fra MIT har forsket i, blandt andet under overskriften den gode medarbejderoplevelse.

For at hjælpe organisations medarbejdere med at håndtere den øgede kompleksitet og de nye krav der stilles til dem, anbefaler Dery, at vi skal være opmærksomme på to aspekter. På den ene side, om arbejdet kompliceres unødigt af eksempelvis de teknologier vi stiller til rådighed, manglende systemintegration, søgemuligheder osv. Organisations processer og begrænset understøttelse af videndeling og samarbejde kan ligeledes komplicere arbejdet. Altså de rammer vi mere eller mindre bevidst har opsat for deres arbejde. Det andet aspekt Dery peger på, er de rammer vi ikke tænker over, altså normer og vaner i organisationen, som også har behov for et eftersyn. Det skal være naturligt at samarbejde, at være åbne, at dele og være kreative og innovative. Og medarbejderne skal opleve, at de kan gøre en forskel – og faktisk kunne det – det man kunne kalde empowerment.

Hvordan kan vi så arbejde med dét?

Den store udfordring er, hvordan vi så kan arbejde og understøtte den gode medarbejderoplevelse. Ifølge Dery er der særligt to områder, der er centrale at arbejde med, lydhør ledelse og medarbejdernes digitale mestring. Altså på den ene side, at man som leder har antennerne ude og lytter til sin organisation og medarbejdere – men også, at man bruger alle de tilgængelige data til løbende at følge med. Og på den anden side, at man understøtter medarbejderne i den digitale del af deres arbejde, både med IT-systemer der tager hensyn til medarbejderen og med nødvendige kompetencer. Den gode medarbejderoplevelse handler udover ledelse og de digitale rammer også om samspillet med de fysiske og sociale eller relationelle rammer. Hvor det sidste handler om, at understøtte samarbejde, videndeling og nye arbejdsformer.

Hvis vi lykkedes med alt dette, peger en undersøgelse af Dery og hendes kollegaer faktisk på, at det ikke kun gør medarbejderne gladere og mere tilfredse med arbejdspladsen, men at det også har positive effekter på kundernes tilfredshed, organisations innovationskapacitet og den generelle profitabilitet.

Det var ordene fra Anja, som jeg håber i har fundet ligeså inspirerende, som jeg selv har – og med disse ord vil jeg ønske alle en god sommer, hvor jeg forhåbentlig får læst en del spændende faglitteratur og vender tilbage fuld af inspiration til næste måned klumme. Jeg tænker, at den skal handle om forskellen mellem IT-kompetencer og Digital Mindset, som jeg tror bliver mere og mere vigtigt og centralt for organisationen at være opmærksomme på og bevidste om.